Les frais professionnels
Les frais professionnels sont les frais inhérents à la fonction ou à l’emploi, engagés par le salarié, mais remboursables par l’employeur. Ces dépenses peuvent faire l’objet d’une indemnisation sous la forme d’allocations forfaitaires, par exemple. Dans ce cas, les employeurs conservent la possibilité de rembourser le salarié en fonction des dépenses réellement engagées par les intéressés, sur présentation du justificatif de paiement.
Dans cette hypothèse, les sommes versées sont exonérées de cotisations, en fonction du montant des frais exposés et justifiés, sans qu’il soit nécessaire de se reporter aux limites d’exonération prévues pour les allocations forfaitaires. Bref, un employeur a le choix entre trois modalités d’indemnisation des frais professionnels :
- Le remboursement des frais réellement engagés, sur justificatifs ;
- La déduction supplémentaire pour frais professionnels, dans la limite de 7 600 euros en matière sociale ;
- Le versement d’une allocation forfaitaire.
Pour cette année 2014, les frais professionnels indemnisés sur la base d’allocations forfaitaires ne sont pas soumis à cotisations, mais dans certaines limites.
Les limites de l’exonération des frais professionnels indemnisés
A compter du 1er janvier 2014, les limites d’exonération sont applicables aux rémunérations et aux gains versés, et afférents aux périodes d’emploi accomplies à compter de cette date.
Remboursement forfaitaire des frais de nourriture admis par l’Urssaf
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Frais de nourriture
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Remboursement forfaitaire 2014 |
| Indemnité de restauration sur le lieu de travail | 6,10 euros |
| Indemnité de repas en cas de déplacement professionnel | 17,90 euros par repas |
| Indemnité de repas ou de restauration hors des locaux de l’entreprise | 8,70 euros |
Montants des indemnités forfaitaires de grand déplacement pour l’année 2014
| Indemnités forfaitaires de grand déplacement en métropole | Pour les trois premiers mois | Du 4ème mois au 24ème mois | Du 25ème mois au 72ème mois |
| Nourriture | 17,90 euros par repas | 15,20 euros par repas | 12,60 euros par repas |
| Logement et petit-déjeuner : Paris, Hauts-de-Seine, Seine-Saint-Denis | 64,10 euros par jour | 54,50 euros par jour | 44,90 euros par jour |
| Val-de-Marne et autres départements (hors Dom-Tom) | 47,60 euros par jour | 40,50 euros par jour | 33,30 euros par jour |
Remboursement forfaitaire des frais liés à la mobilité professionnelle des salariés
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Mobilité professionnelle |
Montant des remboursements pour 2014 |
| Indemnités destinées à compenser les dépenses d’hébergement provisoire et les frais supplémentaires de nourriture, dans l’attente d’un logement définitif (dans la limite de neuf mois) | 71,30 euros par jour |
| Indemnités destinées à compenser les dépenses liées à l’installation dans le nouveau logement | 1 427,40 euros majorés de 118,90 euros par enfant à charge, dans la limite de 1 784,10 euros |
Concernant les gérants minoritaires et égalitaires de SARL et de sociétés d’exercice libéral à responsabilité limitée, les présidents-directeurs et directeurs généraux des SA et des sociétés d’exercice libéral à forme anonyme, et les présidents et dirigeants des SAS (sans contrat de travail et ne relevant pas du régime de l’assurance chômage), ayant engagé des frais professionnels, les remboursements des frais réels sont exonérés de cotisation, dans la mesure où ils sont justifiés.