Le registre unique du personnel est un document qui permet de s’assurer de la transparence des emplois, dans chaque établissement de l’entreprise. Il réunit des informations sur les salariés, et toute entreprise ou établissement employant des salariés doivent le remplir.
Registre unique du personnel : une obligation pour l’employeur
La tenue d’un registre unique du personnel fait partie des obligations de l’employeur, au même titre que la tenue de certains registres, comme le livre de paie, le registre du Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), ainsi que le registre des délégués du personnel.
« Le seul moyen officiel de connaître les modifications du personnel dans une entreprise est la consultation du registre unique du personnel », rappelle la Cour de cassation, dans un arrêt du 26 février 1992. Le registre unique du personnel est même un moyen pour l’employeur, de prouver qu’il a satisfait à ses obligations en matière de priorité de réembauche.
Tous les employeurs sont concernés par le registre unique du personnel, sauf les particuliers employeurs et les associations ayant recours au chèque emploi associatif. Si un employeur ne satisfait pas à l’obligation de tenir ce registre unique du personnel, il s’expose à des sanctions pénales. De ce fait, il convient de bien connaître certaines règles relatives à la tenue de ce registre unique du personnel.
Que contient le registre unique du salarié ?
Il s’agit d’un document contenant un certain nombre de mentions, permettant d’identifier les salariés d’une entreprise :
- le nom,
- le prénom,
- la nationalité,
- la date de naissance,
- le sexe,
- la fonction du salarié au sein de l’entreprise,
- la qualification,
- la date d’embauche, et éventuellement, la date de sortie de l’entreprise,
- le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail, pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d’un titre autorisant l’exercice d’une activité.
Des mentions complémentaires doivent figurer sur le registre unique du personnel, lorsque le salarié s’identifie à certains cas particuliers. Ainsi, les salariés recrutés à temps partiel, à durée déterminée, et à contrat de travail temporaire, les salariés mis à disposition par un groupement d’employeurs, les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation font l’objet de mentions faisant part de ces spécificités. Ces mentions figurant sur le registre unique du personnel sont conservées pendant une durée de cinq ans, à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l’établissement.
Quel que soit le contrat du salarié, le registre unique du personnel concerne donc tous les salariés, et est obligatoire pour les employés. Même les salariés mis à disposition par le biais d’une agence d’intérim ou encore les employés à domicile doivent être inscrits au registre unique du personnel.
Le registre unique du personnel peut bien être un document papier (feuilles, bloc-notes…) ou bien un document électronique. L’essentiel, c’est qu’il puisse fournir des informations facilement identifiables et vérifiables.
Toute infraction relative au registre unique du personnel est punie d’une sanction pénale.
Que risquent les entreprises ne tenant pas de registre unique du personnel ?
Le registre unique du personnel doit pouvoir être présenté aux contrôleurs, en cas de contrôle inopiné de l’inspection du travail. Si à ce moment, le registre unique du personnel n’existe pas, ou si les mentions sont incomplètes ou erronées, la sanction pourrait être lourde pour l’entreprise :
- Si l’employeur est une personne physique, il devra s’acquitter d’une contravention de 4ème classe, c’est-à-dire 750 euros par salarié concerné ;
- Si l’employeur est une personne morale, la sanction est plus lourde, parce que la contravention s’élève à 3 750 euros par salarié concerné.